Chuyển việc (転職 – tenshoku) tại Nhật Bản là một quá trình không chỉ yêu cầu sự chuẩn bị kỹ lưỡng về kỹ năng và kiến thức mà còn cần tuân thủ các thủ tục hành chính theo quy định pháp luật. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết, giúp bạn chuyển việc một cách suôn sẻ và hợp pháp.
Thủ tục chuyển việc
1. Thông báo nghỉ việc với công ty hiện tại
Quy trình thông báo nghỉ việc (退職 – taishoku):
- Thông thường, bạn cần thông báo nghỉ việc ít nhất 1-2 tháng trước theo hợp đồng lao động
- Nếu không có quy định rõ ràng, theo luật, chỉ cần thông báo trước 2 tuần.
- Nói chuyện trực tiếp với cấp trên (không nên gửi email trừ khi bất khả kháng).
- Sau đó nộp đơn xin nghỉ việc (退職届 – taishoku todoke). Đơn này bạn có thể tìm trên mạng khá nhiều.
Lưu ý:
- Giữ mối quan hệ tốt với công ty cũ, tránh xung đột không cần thiết.
- Không chia sẻ thông tin về công ty mới.
2. Nhận giấy tờ cần thiết từ công ty cũ
Khi nghỉ việc, bạn sẽ cần lấy các giấy tờ quan trọng để sử dụng khi chuyển việc:
2.1 離職票 (Jiskokuhyou): Là giấy chứng nhận nghỉ việc, cần thiết khi bạn đăng ký bảo hiểm thất nghiệp hoặc bắt đầu làm tại công ty mới.
Lưu ý khi phân biệt giữa 離職票 và 退職証明書
Đây đều là 2 văn bản chứng minh việc bạn đã nghỉ việc ở công ty. Tuy nhiên, nơi cấp 2 giấy tờ này là khác nhau và thời gian nhận được cũng khác nhau:
- 離職票 (rishoku hyou）là văn bản do Hello work cấp sau khi công ty báo bạn đã thôi việc. Sau khi nhận được giấy này, công ty sẽ gửi lại cho bạn qua đường bưu điện. Thủ tục xin cấp 離職票 tại Hello work chỉ được thực hiện sau khi bạn đã chính thức thôi việc tại công ty, và công ty có nghĩa vụ phải lên báo với Hello work trong vòng 14 ngày sau khi bạn nghỉ việc.
- 退職証明書（taishoku shomeisho） là văn bản do công ty cấp, chứng nhận việc bạn đã nghỉ việc nếu bạn yêu cầu công ty. Theo quy định của Luật lao động, trong vòng 2 năm kể từ ngày bạn nghỉ việc, công ty có nghĩa vụ phải cấp giấy này cho người lao động nếu người lao động đề nghị. Công ty nào không cấp là vi phạm. 退職証明書 có thể được cấp ngay khi bạn rời khỏi công ty, vì vậy trong nhiều trường hợp có thể dùng thay 離職票 nếu bạn cần gấp văn bản chứng minh việc mình thôi việc để làm các thủ tục như chuyển bảo hiểm, xin trợ cấp thất nghiệp,…
Trong trường hợp công ty không chuẩn bị kịp giấy tờ trước khi bạn đi làm buổi cuối, thì các giấy tờ này sẽ được công ty gửi sau về nhà bạn sau theo đường bưu điện. Các giấy tờ này rất cần thiết để bạn làm các thủ tục sau khi thôi việc như: nhập công ty mới, chuyển bảo hiểm, xin trợ cấp thất nghiệp hoặc gia hạn visa sau này …nên cần lưu ý nhận lại đầy đủ.
2.2 源泉徴収票 (Gensen Choshu Hyo): Là bảng kê khai thuế thu nhập đã đóng, cần nộp cho công ty mới để tính thuế thu nhập.
2.3 年金手帳 (Nenkin Techou): Sổ nenkin của bạn. Công ty cũ có thể đã giữ, bạn cần yêu cầu trả lại.
2.4 健康保険資格喪失証明書 (Kenko Hoken Shikaku Soushitsu Shomeisho): Giấy chứng nhận mất tư cách bảo hiểm y tế, cần thiết khi bạn tham gia bảo hiểm ở công ty mới.
Lưu ý: Đảm bảo công ty cũ hoàn thành các thủ tục này đúng thời hạn, thường từ 2-4 tuần sau khi nghỉ việc.
3. Cập nhật thông tin tại Cục Xuất Nhập Cảnh
Nếu bạn đang làm việc tại Nhật bằng visa lao động, bạn cần thông báo việc thay đổi công việc cho Cục Xuất Nhập Cảnh (入国管理局 – Nyuukoku Kanrikyoku) trong vòng 14 ngày sau khi bắt đầu công việc mới. Nếu không thông báo, bạn có thể gặp rắc rối ở lần gia hạn visa tiếp theo.
Hồ sơ cần thiết:
- Giấy thông báo thay đổi công việc (転職届出書 – Tenshoku Todokede Sho). Giấy này bạn có thể download tại web của nyukan tại đây
- Thẻ lưu trú (在留カード – Zairyu Card) copy 2 mặt
Cách nộp: Nộp trực tiếp tại Nyukan, online hoặc bưu điện. Trường hợp nộp qua đường bưu điện thì không phải nyukan mà là địa chỉ sau:
〒１６０－０００４ 東京都新宿区四谷１丁目６番１号四谷タワー１４階 東京出入国在留管理局在留調査部門届出受付担当
** Khi gửi ghi rõ ngoài bì thư ghi nội dung 「届出書在中」
Nộp online tham khảo hướng dẫn tại đây
Đây là một thủ tục thông báo chuyển chỗ làm, nên về cơ bản sẽ không có việc ĐỖ hay TRƯỢT như khi bạn gia hạn visa. Vì vậy, việc bạn báo lên cục XNC tuy là bắt buộc nhưng không đồng nghĩa với việc lần gia hạn visa tiếp theo chắc chắn bạn sẽ gia hạn được.
4. Thủ tục bảo hiểm và thuế
Những điều quan trọng cần chú ý khi chuyển việc
Dù visa lao động trước thời điểm bạn thôi việc còn hạn rất dài (ví dụ hơn 1 năm nữa), nhưng nếu bạn không sớm tìm được công việc mới trong vòng 3 tháng kể từ ngày thôi việc, thì sau đó, visa này cũng sẽ bị coi là vô hiệu và bạn sẽ bị coi là đang cư trú bất hợp pháp tại Nhật.
- Không thông báo muộn: Điều này không chỉ gây rắc rối với công ty cũ mà còn ảnh hưởng đến lịch trình công ty mới.
- Không nên nghỉ việc mà chưa có việc mới: Đảm bảo bạn đã nhận được thư mời làm việc (内定 – Naitei) trước khi nghỉ công việc hiện tại, trừ khi bạn muốn nghỉ ngơi một thời gian.
- Không tự ý thay đổi ngành nghề: Điều này có thể khiến bạn vi phạm quy định visa.
Trên thực tế, nhiều bạn khi xin thôi việc thường đau đầu vì bị công ty làm khó dễ như: đòi bồi thường chi phí, không cấp giấy tờ…
- Nếu công ty từ chối không nhận đơn thôi việc thì ra bưu điện gần nhà gửi 退職届 （たいしょくとどけ） đến phòng nhân sự công ty theo dịch vụ 内容証明郵便 (naiyou shoumei yuubin： chứng nhận nội dung bưu phẩm), theo đó bưu điện chứng nhận ngày tháng gửi đơn thôi việc của mình, công ty nhận hay không không quan trọng nữa.
- Nếu bị công ty yêu cầu bồi thường vì việc thôi việc dù đúng luật thì bạn không cần quan tâm, họ chỉ đang dọa bạn thôi, vì việc đó là vi phạm pháp luật.
- Nếu bị công ty dọa bắt về nước hoặc hủy visa: công ty không có quyền hạn bắt bạn về nước hoặc cắt visa của bạn. Việc duy nhất họ có thể làm là báo lên Nyukan về việc bạn đã thôi việc và không còn trong sự quản lý của họ thôi.
- Nếu công ty không cấp cho bạn các giấy tờ cần thiết ở mục 2 bên trên thì hãy lên trụ sở Hellowork của quận nơi công ty bạn đặt trụ sở để trao đổi và nhờ can thiệp. Phần lớn trường hợp các công ty sẽ không tiếp tục làm khó dễ bạn nữa nếu có sự can thiệp của người phía Hello work.
Chuyển việc tại Nhật Bản đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và tuân thủ đúng quy trình pháp lý. Với hướng dẫn chi tiết trên, bạn sẽ tự tin thực hiện các bước cần thiết để bắt đầu hành trình mới một cách suôn sẻ. Hãy luôn duy trì thái độ chuyên nghiệp và sẵn sàng học hỏi để phát triển sự nghiệp trong môi trường làm việc đầy thử thách này.
Chúc bạn thành công trên con đường mới!
